信息管理制度

  • 文章来源 : 河南省鑫山实业发展有限公司
  • 发布日期 : 2012-11-20
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  一、OA管理制度

  公司A6协同办公管理系统(以下简称“OA系统”)内容包括协同工作、公文管理、电子邮件、文档管理、日程/计划/会议、公共信息、综合办公等模块,主要实现公司网络、无纸化办公,加强信息共享和交流,规范管理流程,提高公司内部的办公效率。

  OA系统的目标就是要建立一套完整的工作监控管理机制,最终解决部门与部门之间协同工作的效率问题,从而推进管理工作制度化、标准化和规范化。

  第四条、基本管理规定

  1. OA系统各个用户应熟练掌握系统的使用方法,做到使用OA系统进行公司内部的各项日常办公工作。

  2. 系统通过用户名和密码进行身份管理和认证。用户名是每个工作人员的唯一标识,个人的密码是安全的保证。OA系统提供了用户自我更换密码的功能,被授权用户对自己享用的资源负有保护责任,应使用好密码并不得泄露给他人;因密码泄露或更新不及时等引起的损失由用户本人承担。

  3.员工新进、离职或调动、部门更名或取消等引起用户变动,人力资源部应在事件发生后2小时内通知信息部,以便系统管理员能够及时针对具体情况进行注册、注销或参数及权限调整。

  4. OA终端用户,每天上班后都必须及时登录OA系统,查看是否有本人相关的业务需要处理,保证业务处理及时性和准确性。如因出差、请假等原因不能按时登录的,须指定授权的代理人代办。

  5. 各用户要将OA系统中极为重要的文件备份到个人计算机的非系统盘中,防止数据丢失。

  6. 系统管理员对OA系统数据进行备份,建立数据备份档案,详细记录数据备份的时间、内容,并在系统发生问题时恢复数据。

  7. 公司及各中心、部门下发、上报的各类公文(包括文件、会议通知、公告、简报、信息等)原则上统一采用办公自动化系统(OA)发送。

  8. 各终端用户要保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确,并对所发布的内容负责。不得发布权限范围之外的内容和与工作无关的垃圾信息。

  第五条.相关部门职责

  1.人力行政信息中心行政部负责公司各单位电子公文的统一审核、发送。发出的电子公文必须具有符合规范的文件标题和文件主体。

  2.人力行政信息中心人力资源部负责提供OA用户的注册、注销和调整信息,人力行政信息中心信息部负责变动执行。

  3.人力行政信息中心信息部负责OA系统操作技术的培训、OA系统运行设备的维护、管理和电子文档的保存及其备份。

  4.公司新颁布的制度中含有表单流程的,自颁布之日起2日内由人力行政信息中心信息部负责完成相关表单流程的制作。

  第六条、各主要模块使用规范

  (一)协同的使用规范

  1.协同的使用权限

  公司所有员工均可以使用协同模块进行工作。

  2.协同的使用分类

  1)公司规定的审批流程:发起协同时调用系统模板,目前系统设定了“行政类”、“财务类”、“人事类”、“物业类” 等几大类别系统模板。系统模板根据业务使用范围进行授权,不同部门员工使用的系统模板不同,其授权使用人在需要时均可以调用相应模板发起事项报批。

  2)自由发起协同:是某些工作没有固定的流程和格式,此时可以使用协同模块的新建事项发起自由协同工作。使用协同模块可与部门内部或其他部门人员、部门领导或公司领导可以进行如下工作:

  临时申请、请示、文件传递、下达工作、工作汇报……

  3、协同的使用规范

  1)自由协同是日常工作使用最多的部分,要求各使用人员发出的信息明确,选择人员正确,原则上不得越级指挥和越级上报;不允许向公司全体人员发布协同; 

  2)协同模板是公司规定明确的事件和流程的处理方式,对于有协同模板的要求必须使用协同模板。对于各种协同审批应当采取相应的处理方式,除通报告知类的协同意见栏中可以输入“已阅”外,其他报批类文件或表单领导收阅后,应选择同意、不同意,并可输入其他意见。如果只选择“已阅” 并无其它意见,则一律视为“同意”。

  3)所有协同事项的流转涉及到的人员要注意及时处理,以保障工作事项流转顺畅;各用户须认真办理待办事项,不得随意执行终止、回退操作,以免影响其它用户的正常处理。

  4) 各用户应根据自己业务的需要在“我的文档”中建立归档文件夹,对重要的发起协同和办理协同进行归档;

  5) 各用户有义务对模板应用过程中出现的问题及时向系统管理员反映。

  (二)公共信息的使用规范

  1、公告的发布权限

  公司授权人力行政信息中心行政部统一负责,对公司及各单位的公告进行发布。

  2、公告内容范围

  公告栏发布的内容通常是面向公司全体员工或者一定的部门和级别的公开信息。公布的信息通常是明确的、成熟的,具有一定的严肃性。公告信息通常包括以下几种类型的内容,但又不限于此:

  1)需要公开发布的公文;

  2)面向全体员工的通知;

  3)行政管理中需要发布的重要信息;

  4)公司政策的宣讲;

  5)公司制度文件的颁布及解释说明;

  6)人事奖惩,评选公告;

  7)其它各类需要公布的信息。

  3、公告的使用规范

  1)各类别公告内容由需要部门自行完成拟稿后,须经所在中心(分、子公司)的负责人审核同意,由行政部文员统一发布。

  2)公告标题应能明确表达公告主题,公告正文内容排版要整齐、规范。

  3)发布公告应注意选择公告类别,不要发布到与内容不对应的类别中。

  4)因公告有时效性,发布公告人须定期(每月)归档发布的信息,以免造成系统冗余。

  4、讨论区使用规范

  1)讨论区是公司内部自由交流平台,讨论区各版块设立审批规定:部门申请—¬——所属单位总监或总经理审批———信息部办理———申请部门负责日常管理。

  2)讨论区各版块分别由所属部门专人管理,各版块管理员应及时删除和屏蔽不合适的言论和信息。

  3)讨论标题应能明确表达讨论主题,发布讨论要有正文内容,不允许发布类似“讨论”,“请教”这样极为简单的标题的讨论信息,不允许发布空白内容,不允许发布无聊和不健康的话题。

  4)员工的发言要求不能进行人身攻击,不涉及意识形态、不讨论他人隐私。上班时间不允许发表和回复与工作无关的文章和讨论。

  5)发布讨论注意选择讨论类型。

  5、新闻区使用规范

  1)新闻板块由宣传部负责管理与维护,要求及时、准确。

  2)新闻稿由各中心及子公司负责搜集整理,遵照以前网站新闻之管理规定和流程执行上报,由宣传部负责转录入OA系统新闻区。

  (三)文档管理规范

  1、文档的管理权限

  系统设定一名公司级系统文档管理员(目前为行政部文员),主要负责公司文档的建立和管理。

  2、文档管理规范

  公司文档适于将公司文件通知、规章制度、培训资料、参考资料等统一发布和管理。

  (四)关联人员配置使用规范

  关联人员配置是OA信息通道的关键环节,所有使用人员必须正确配置,要求上级配置为自己的直接上司,助手配置为自己的直接下属,关联人员配置为自己的工作的关联人员即可。

  (五)计划管理和日程使用规范

  1)按照公司关于计划管理的规定,各个使用人员必须通过计划管理模块,按照要求认真填写和提交月、周工作计划。

  2)对于日程事件,要求所有用户以日为单位如实填写,并对上级公开,以日为单位维护进度。

  二、网络安全管理制度

  第七条、目的:

  防止利用公司电脑、网络从事违法犯罪活动、做与工作无关的事,防范计算机病毒的传播及危害,营造积极向上的工作氛围,从而更好的利用网络资源,减少病毒对正常工作的影响,特制订本制度。

  第八条、适用范围:

  本制度适用公司各中心、部门

  第九条、内容:

  (一)网络使用及安全管理:

  1、软件使用及安全管理:

  (1)任何部门及个人不得擅自安装任何软件,严禁从网上直接下载安装软件,若有特殊需要及日常用办公软件(含杀毒软件)的安装,则须使用部门及个人申请,且经本中心及人力行政信息中心总监同意后,才可安装。

  (2)计算机原已安装的软件,未经许可不得擅自删除。

  2、局域网使用及安全管理:

  (1)严格禁止利用公司文件服务器资源存放与工作无关的任何文件。

  (2)各中心、部门在公司文件服务器上存放的文件,在本地计算机应留备份,以防止重要文件的丢失。

  (3)公司文件服务器上的临时共享文件夹内容,由人力行政信息中心信息部每周六下午18:00定时进行清理,不再另行通知。

  (4)公司文件服务器上各部门文件夹内文件,尤其是临时文件,应及时清理,以减少对服务器资源的浪费。

  (5)个人计算机需局域网接入服务,需使用部门及员工申请,且经本中心及人力行政信息中心总监同意后,由人力行政信息中心信息部负责布线接入。未经许可,任何人不得擅自接入。

  (6)个人计算机需连接互联网服务,需使用部门及员工申请,且经本中心及人力行政信息中心总监同意后,由人力行政信息中心信息部负责开通。未经许可,任何人不得擅自开通。

  3、互联网使用及安全管理:

  (1)严禁浏览黄色、反动、暴力等不良网站和一切与工作无关的网站。(工作相关网站是指公司网站、与公司业务相关网站、技术类网站、知名新闻门户类网站及搜索类网站等)。

  (2)严禁利用网络发布、传播违法及有损公司形象的信息,严禁利用网络泄露公司的任何资料和机密。

  (3)严禁任何时间利用公司计算机和网络玩电脑游戏、上网聊天、看小说、看电影、上网炒股、炒基金、网络购物等一切非工作行为。

  (4)在日常使用中应加强个人的网络安全意识,对于不明网站、可疑页面、不明电子邮件等不要轻易点击,以免感染病毒。

  (5)不得使用来历不明的优盘或光盘等存储设备,不得为外单位人员拷贝软件及相关资料(工作联系必须的资料除外)。

  (6)原则不得使用外置的存储设备,确实必需的,要在使用前先进行杀毒处理;不得把任何存储设备外借。

  (7)下班后,员工应及时关闭电脑、打印机等用电办公设备。

  (8)严禁员工更改电脑设置及网络配置。

  (9)公司正式员工,经核实在凤凰卫士花园居住属实,方可享受宽带福利。

  (二)违反本管理制度处罚:

  如违反以上规定者,情节轻者,第一次予以警告处分,第二次视同情节严重处理;情节严重者,处以不低于100元的处罚;情节特别严重者,追究法律责任。

  (三)网络安全管理工作管理职责:

  (1)监督、督察、处罚权归董事长办公室党委办和人力行政信息中心行政部共同负责。

  (2)人力行政信息中心信息部做好技术层面的配合工作。

  第十条、本制度由人力行政信息中心信息部负责解释,本规定自下发之日起执行。